Online boekhouden, altijd realtime inzicht in uw cijfers
Door de coronacrisis kunnen alle plannen en verwachtingen de prullenbak in. We leven in het ‘nieuwe normaal’. Om daarin opnieuw succesvol te zijn, kan het nodig zijn om uw zaken aan te passen of uw bedrijf te herpositioneren. Om de juiste keuzes te kunnen maken, is het inzicht nodig dat een actuele, online administratie u biedt. Vragen die dan aan de orde kunnen komen, zijn: Wat zijn mijn meest winstgevende activiteiten? Bij welke klanten realiseer ik de meeste omzet? Op welke posten kan ik direct besparen? Maak verschillende scenario’s en vergelijk deze met elkaar, om zo tot de beste koerswijziging te komen. Dat laatste is ook nuttig als u overweegt gebruikt te maken van de ondersteuningsmaatregelen van de overheid. Bovendien heeft u voor een aanvraag correcte en bijgewerkte cijfers nodig. Met een online administratie heeft u deze altijd realtime paraat.
In 5 stappen naar een online administratie
Wat uw reden ook was om eerder niet voor online boekhouden te kiezen, de overstap is snel gemaakt. Overstappen naar online is eenvoudig en levert vrijwel direct gebruiksgemak, efficiencywinst en vooral een duidelijke grip op uw zaak op. Ik onderscheid daarbij 5 stappen.
Stap 1. Kies het juiste boekhoudpakket
Het aanbod online pakketten is groot. Bedenk daarom goed wat u met het boekhoudpakket wil doen en welke functies handig kunnen zijn. Veel leveranciers bieden de mogelijkheid om een basisabonnement uit te breiden met aanvullende modules. Dat is handig als er op een gegeven moment sprake is van groei of nieuwe bedrijfsactiviteiten. Daarnaast bestaat er vaak de mogelijkheid om te koppelen met andere software, zoals bijvoorbeeld een kassasysteem, salarisadministratie of CRM. Dergelijke koppelingen kunnen een enorme efficiëntiewinst opleveren.
Stap 2. Neem de tijd
Het kost altijd wat extra tijd om aan een nieuw programma te wennen. Gelukkig zijn een hoop pakketten zeer gebruiksvriendelijk en hebben de meeste softwareproducenten instructiefilmpjes om u op weg te helpen. En anders is er altijd nog een helpdesk. Als u kiest voor een programma waarmee uw accountant ook werkt, dan kan hij of zij live meekijken en u verder helpen.
Stap 3. Digitaliseer zoveel mogelijk
Nu uw administratie online is, is het wel zo efficiënt dat echt alle gegevens direct digitaal beschikbaar zijn. Stop met het versturen van papieren facturen en doe dit direct vanuit uw boekhouding. Vraag leveranciers hun rekeningen te mailen en scan papieren bonnen en dergelijke meteen in.
Stap 4. Maak iemand (of uzelf) hoofdverantwoordelijk
Vaak is het mogelijk om meerdere personen toegang te geven tot uw online boekhoudprogramma. Zo kunnen meerdere personen vanaf meerdere apparaten tegelijk in de boekhouding werken. Erg handig, maar maak één persoon binnen uw onderneming verantwoordelijk voor de online boekhouding. Dit betekent dat één en dezelfde persoon controleert of alle gegevens correct en compleet zijn ingevoerd. Praktische tip: plan wekelijks een vast moment voor het bijwerken.
Stap 5. Zet de stap nú
Wacht niet langer, want ‘het juiste moment’ komt eigenlijk nooit. Starten aan het begin van een kalenderjaar is praktisch, maar hoeft niet. Er zijn verschillende manieren om later in het kalenderjaar te starten of over te stappen vanuit een desktop boekhoudpakket. Werkt u al samen met een accountant of boekhouder? Vraag dan naar zijn of haar ervaringen en voorkeuren. Werkt uw accountant of boekhouder zelf nog steeds niet met een online oplossing waarmee u kunt samenwerken, dan is het wellicht nu tijd om uit te kijken naar een accountant die u hierbij wel van dienst kan zijn.
Ook online boekhouden? Overstappen is eenvoudig!
Heeft u vragen of wilt u advies over hoe u kunt overstappen op een online administratie? Neem dan gerust contact met mij op. Ons team van specialisten staat graag voor u klaar! Met Schipper Online digitaliseren we de administratie van een groeiende groep ondernemers, van zzp-ers tot middelgrote organisaties. Ondernemers, die zich graag zo min mogelijk bezighouden met de administratie en toch volledig grip willen houden op hun financiële situatie.
