Thuiswerken
Werknemers die thuis kunnen werken, doen dat op dit moment ook zoveel mogelijk. De vraag is op welk materiaal ze aan het werk zijn? Mogelijk beschikt niet elke werknemer over een laptop, maar heeft hij/zij die nu wel nodig. Gaat u dan de laptop vergoeden of verstrekken? En kan dit dan onbelast of vormt dit eigenlijk loon voor de werknemer? Sowieso geldt dat kostenvergoedingen en dergelijke alleen onder de werkkostenregeling (WKR) kunnen worden gebracht, als ze zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Hoe u dat doet, is vormvrij. Het verdient de voorkeur dit schriftelijk te doen, door dit bijvoorbeeld op te nemen in een handboek of per geval aan uw werknemer te bevestigen. Als de WKR van toepassing is, kan de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder voorwaarden onbelast plaatsvinden.
Verstrekken of ter beschikking stellen laptop
In deze uitzonderlijke tijden zal snel worden voldaan aan het noodzakelijkheidsvereiste en daarmee kan het verstrekken of ter beschikking stellen van een laptop onbelast zijn (gerichte vrijstelling onder de Werkkostenregeling, de WKR). De vraag die ons allemaal bezighoudt, is hoe lang dat thuis werken eigenlijk gaat duren. Wat doet u bijvoorbeeld met de laptop als de periode van thuiswerken voorbij is? Normaliter wordt er tussen de werkgever en de werknemer een gebruikersovereenkomst gesloten voor de laptop (of andere ICT-middelen). In deze overeenkomst wordt bepaald hoe om te gaan met de apparatuur, wanneer de apparatuur moet terug worden gegeven, maar kunnen ook duidelijke afspraken gemaakt worden over de wijze van thuiswerken en hoe de werktijd moet worden verantwoord.
Wat we in de praktijk nog wel eens tegen komen, is dat een werkgever een bijdrage van de werknemer vraagt voor de laptop. Om van de gerichte vrijstelling in de WKR gebruik te kunnen maken, is het in beginsel niet toegestaan een bijdrage van de werknemer vragen voor de laptop. Als uw werknemer een duurdere versie dan noodzakelijk wenst, kunt u voor het meerdere wel een eigen bijdrage van de werknemer vragen.
Inrichten van de werkplek
Naar alle waarschijnlijkheid kan de werknemer met de door u ter beschikking gestelde laptop in de online omgeving van uw bedrijf inloggen en op deze manier toch zijn werk doen. Een vergoeding voor een internetabonnement is alleen onbelast als dat noodzakelijk is voor de dienstbetrekking. In deze bijzondere tijden zal uiteraard veel sneller sprake zijn van noodzakelijkheid. De onbelaste vergoeding is daarmee veel sneller mogelijk. Uiteraard moet u daarmee straks weer stoppen als situatie weer is genormaliseerd.
De volgende vraag is dan eigenlijk waar uw werknemer thuis met deze laptop aan de slag gaat. Is dit aan een goed bureau met bureaustoel of zit hij er lekker mee aan de keukentafel? De Arbeidsomstandighedenwet maakt de werkgever verantwoordelijk voor een ergonomische werkplek bij de werknemer thuis. Naar alle waarschijnlijkheid zal de Inspectie SZW hier vanwege de coronacrisis soepeler mee omgaan.
Grensarbeiders België
Update 24-03: Inmiddels heeft de Belgische overheid laten weten dat ingevolge het toegenomen thuiswerken van medewerkers als gevolg van het coronavirus, dit thuiswerk niet in aanmerking zal worden genomen bij de vaststelling van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving. Het toegenomen thuiswerken kan echter een bron van zorg zijn voor grensarbeiders en bedrijven met betrekking tot de sociale zekerheid. De plotselinge toename van de beroepsactiviteiten die vanuit huis worden verricht, kan in sommige gevallen namelijk leiden tot een wijziging van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving. Gezien de uitzonderlijke situatie waarin wij ons bevinden, heeft België besloten dat de periodes van thuiswerken die op Belgisch grondgebied door grensarbeiders worden verricht ten gevolge van het coronavirus, bij wijze van uitzondering niet in aanmerking zullen worden genomen voor de vaststelling van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving. Hiermee zal dit dus geen enkele invloed hebben op hun aansluiting bij de sociale zekerheid. De neutralisatie van de, door het coronavirus, gewerkte telewerkperiodes zal de betrokken werknemers en bedrijven ook besparen extra administratieve formaliteiten te moeten vervullen in deze reeds moeilijke tijden. Deze maatregel is van toepassing vanaf 13 maart 2020 (middernacht) en geldt zolang de coronamaatregelen van kracht zijn. Op 18 maart 2020 is er voorzien dat de maatregelen die zijn genomen, van kracht zullen blijven tot en met 5 april 2020. De verwachting is dat meer lidstaten de thuiswerkperiodes bij wijze van uitzondering niet in aanmerking zullen nemen.
De ondernemingsraad
Als u als werkgever voor de werknemers een regeling voor thuiswerken inricht, dan heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht, omdat het daarbij gaat om een voorziening die gericht is op of geschikt is voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de werknemers. Het instemmingsrecht geldt in het algemeen alleen voor regelingen die duurzaam van aard zijn. Het adviesrecht komt in beeld als het gaat om ‘belangrijke’ besluiten.
Reiskostenvergoeding
Nu uw werknemer met de door u ter beschikking gestelde laptop thuis aan het werk is, kondigt zich het volgende probleem mogelijk aan. Als werkgever mag je € 0,19 per kilometer onbelast aan de werknemer vergoeden voor het woon-werkverkeer. Veel werkgevers betalen aan hun werknemer een vaste reiskostenvergoeding die gebaseerd is op 214 werkdagen (op fulltime basis) per jaar. Indien de werknemer op jaarbasis minder dan 128 dagen naar de vaste werkplek reist, moet de vaste reiskostenvergoeding worden aangepast. Naast de ziekte- en vakantiedagen heeft u dus als werkgever een marge van 86 dagen per jaar.
Indien echter in redelijkheid valt te voorzien dat er sprake zal zijn van langdurige afwezigheid, dan mag de vaste kostenvergoeding slechts de lopende en daaropvolgende maand onbelast worden doorbetaald. Nu werknemers momenteel door het coronavirus thuiswerken (of in het geheel niet werken), is het de vraag of op dit moment in redelijkheid kan worden voorzien dat er sprake zal zijn van langdurige afwezigheid.
Update 16 april: Voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter bestaat de mogelijkheid een vaste onbelaste vergoeding af te spreken, bijvoorbeeld voor het woon-werktraject. Zoals hierboven beschreven, vormde het vele thuiswerken als gevolg van de coronacrisis een mogelijk probleem voor deze vaste reiskostenvergoeding. Er is nu goedgekeurd dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding kan blijven doorbetalen en dat de thuiswerkperiode als gevolg van de coronacrisis geen gevolgen verbindt aan die vaste reiskostenvergoeding. De vaste reiskostenvergoeding mag dus worden doorbetaald ook al is het reispatroon van de werknemers gewijzigd.
Grensoverschrijdend
Het verplicht thuiswerken wordt nog ingewikkelder als u een werknemer heeft die over de grens (bijvoorbeeld België) woont en bij u in Nederland werkt. Normaliter werkt de werknemer bij u in Nederland, maar nu de werknemer verplicht thuis moet werken, werkt hij in België. Dit heeft gevolgen voor de belastingheffing en sociale zekerheid in internationaal verband. De hoofdregel is dat de werknemer is belast en sociaal is verzekerd in het land waar hij zijn werkzaamheden verricht. Nu hij voor een substantiële periode werkzaam is in zijn woonland (België) in plaats van het reguliere werkland (Nederland), kan dit tot gevolg hebben dat hij belastingheffing moet gaan betalen en sociaal verzekerd wordt in België. Dit heeft verstrekkende gevolgen voor de werknemer.
Bijzondere beloningen
Nu u als werkgever uw werknemers thuis laat werken, wilt u liever niet dat zij nog naar evenementen gaan, op reis gaan of aan andere persoonlijke gebeurtenissen deelnemen. Je kunt hier als werkgever natuurlijk (enige) invloed op uitoefenen door de kosten van het afzeggen van het evenement of de reis op u te nemen.
Hoe moet de vergoeding van deze kosten worden gezien in het perspectief van de loonheffingen? De vraag die als eerst gesteld moet worden, is of er wel sprake is van een loonvoordeel voor de werknemer of dat er eigenlijk sprake is van een vergoeding van schade. Alle feiten en omstandigheden zijn hierbij van belang. We zien wel degelijk argumenten om de vergoeding als schadevergoeding aan te merken en daarmee onbelast te kunnen doen. Als werkgever vergoed je immers niet om de werknemer te belonen, maar vanwege bijzondere bedrijfsomstandigheden. Het is op dit moment onduidelijk hoe de Belastingdienst zich in dit vraagstuk opstelt.
Tegemoetkoming loonsom bij omzetdaling (NOW)
Het Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid is opgezet om werkgevers die te maken hebben met omzetverlies te compenseren. Hierdoor kunnen werkgevers hun werknemers met een vast en met een flexibel contract doorbetalen. Het NOW vervangt werktijdverkorting. De NOW voorziet voor een periode van (vooralsnog) drie maanden in een tegemoetkoming van in de loonkosten. Er kan een beroep worden gedaan op de NOW bij een verlies van minimaal 20% omzet vanaf 1 maart 2020. De tegemoetkoming bedraagt – afhankelijk van het omzetverlies – maximaal 90% van de loonsom. Het loon van de werknemers wordt door de werkgevers voor 100% doorbetaald. Als voorwaarde geldt tevens dat er geen personeel ontslagen mag worden in de periode waarin de regeling loopt. De termijn van drie maanden kan onder extra voorwaarden eenmalig met 3 maanden worden verlengd.
Betalingsregelingen en uitstel
De Belastingdienst zal bijzonder uitstel van betaling verlenen aan werkgevers die in liquiditeitsproblemen zijn gekomen door de coronacrisis. De werkgever kan per brief uitstel aanvragen voor onder andere de loonbelasting. Na ontvangst van het verzoek zal de Belastingdienst invorderingsmaatregelen stopzetten en automatisch voor 3 maanden uitstel van betaling zorgen. Bij uitstel is invorderingsrente verschuldigd, maar het percentage daarvan wordt vanaf 23 maart op 0,01% gezet. Het verzoek kan pas worden ingediend zodra een (naheffings)aanslag is opgelegd. Het heeft dus geen zin om direct na het indienen van de aangifte Loonheffingen om uitstel te verzoeken. Eerst zal de naheffingsaanslag moeten worden afgewacht. Bij verleend uitstel zal de verzuimboete wegen niet-betaling later tot nihil worden verminderd. Het is van belang wel juist en tijdig aangifte te blijven doen. Het is mogelijk te verzoeken om langer dan 3 maanden uitstel te verkrijgen. De Belastingdienst kan dan om aanvullend bewijs vragen om aan te tonen dat de problemen van tijdelijke aard zijn en tevens dat ze zijn veroorzaakt door de coronacrisis. Over de exacte voorwaarden van dit aanvullende bewijs moet nog worden besloten door het kabinet.
Indien er betalingsproblemen zijn, moet u als werkgever ook letten op de bestuurdersaansprakelijkheid. U moet als bestuur tijdig en op de juiste manier een melding betalingsonmacht voor betalingsproblemen Loonheffingen bij rechtspersonen (BV, NV, etc.) doen om zo automatische bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen. Deze melding geldt ook voor de betalingen van de pensioenpremies. In dat geval moet de melding bij het pensioenfonds worden ingediend.
Als u personeel inleent en de uitlener draagt de verschuldigde loonbelasting niet af, dan kunt u als inlener aansprakelijk worden gesteld voor de niet-afgedragen belasting. In deze onzekere tijden is het verstandig om extra alert te zijn op het betalingsgedrag van de door u ingeschakelde uitleners.
Wilt u meer weten over het door het kabinet beschikbaar gestelde pakket aan steunmaatregelen? Via onze kennisbank houden we u op de hoogte van alle laatste ontwikkelingen en de voor u belangrijke informatie. Heeft u vragen? Onze specialisten staan graag voor u klaar!
