De datum 1 januari 2025 komt snel dichterbij. Voor veel grote ondernemingen is het het startpunt van de periode waarover binnen CSRD het eerste duurzaamheidsverslag moet worden opgemaakt. Dit verslag moet bij de jaarrekening 2025 worden gevoegd als onderdeel van het bestuursverslag. In het duurzaamheidsverslag moet u op basis van de gekozen materiële onderwerpen (topics) beschrijven hoe uw onderneming er nu voorstaat (nulmeting), wat u wilt bereiken (targets) en hoe u dat wilt bereiken (key actions).
Grote hoeveelheid gegevens
De hoeveelheid gegevens die een onderneming moet verzamelen kan fors zijn. Dit is afhankelijk van de omvang en activiteiten van een bedrijf. Het gaat hierbij niet alleen om financiële gegevens, maar (juist) ook niet-financiële gegevens zoals energieverbruik, arbeidsomstandigheden en informatie over soorten en hoeveelheden schadelijke stoffen die in het gehele productieproces worden verbruikt. Naast uw eigen gegevens moet u ook de gegevens van uw belangrijkste leveranciers meenemen.
De nieuwe vereisten brengen uitdagingen met zich mee. Financiële transacties worden al heel lang op een gestructureerde manier verzameld en vastgelegd. Voor duurzaamheidsinformatie, met name informatie afkomstig van leveranciers, is dit veel minder het geval. Het verzamelen van veel (nieuwe) gegevens met een beperkt aantal medewerkers is een obstakel waar veel ondernemers mee te maken zullen krijgen, zeker in het mkb. Mogelijkheden om speciale afdelingen op te zetten zijn veelal niet realistisch. Daarnaast is gekwalificeerd personeel, voor zover al beschikbaar, hard nodig voor andere taken. Maak daarom keuzes in de topics en targets en stel op tijd vast welke informatie er al beschikbaar is. Bekijk de mogelijkheden om te automatiseren zodat de vereiste gegevens gestructureerd worden verzameld en vastgelegd. Zo kunt u daar in de toekomst steeds opnieuw over rapporteren.
Maak scherpe keuzes in topics en targets
Het gezegde ‘neem niet teveel hooi op je vork’ geldt zeker voor duurzaamheidsrapportages. Voor het hele mkb is dit een nieuwe situatie. Er zijn daarom nog geen praktijkvoorbeelden en ervaringen met uitdagingen bekend waar u als ondernemer mee te maken gaat krijgen. Begin daarom klein en maak scherpe keuzes qua topics. Kies alleen die topics waar u op middellange en lange termijn écht het verschil mee wilt, of misschien zelfs wel moet, gaan maken op het gebied van duurzaamheid. Dit bereikt u door met uw voornaamste stakeholders in gesprek te gaan over welke onderwerpen en doelen belangrijk zijn voor het toekomstige succes van uw onderneming. Een exact aantal topics is sterk afhankelijk van de business en organisatie, maar hoe meer u er kiest, hoe meer datapunten van toepassing zijn en hoe meer gegevens u moet verzamelen. Dit geldt ook voor het stellen van doelen. Als ondernemer bent u van nature ambitieus in doelen en de termijn waarop u die wilt bereiken. Dit is natuurlijk een goede eigenschap, maar kan de uitdagingen rondom het duurzaamheidsverslag groter maken dan ze al zijn en onevenredig veel druk op uw organisatie leggen. Begin klein en langzaam. Groter en sneller kan altijd nog.
Maak gebruik van wat er al is
Zijn de materiële topics bepaald? Dan is het zaak om vast te stellen waar uw onderneming momenteel staat, de zogenaamde ‘nulmeting’. Eigenlijk komen in deze nulmeting de gegevens naar boven waarover u in uw eerste duurzaamheidsverslag gaat rapporteren. Ga binnen de gehele onderneming na welke informatie al beschikbaar is. Misschien wordt niet-financiële informatie nog niet gestructureerd verzameld en vastgelegd. Vaak zijn er binnen een organisatie wel al heel veel gegevens beschikbaar die binnen het bedrijfsproces worden verzameld en gebruikt voor diverse doeleinden. Denk hierbij aan verbruik van grondstoffen voor recepturen in de voedingsmiddelenindustrie, rij- en rusttijden bij transportondernemingen of uitkomsten van klanttevredenheidsonderzoeken in de vrijetijdssector. Deze gegevens worden misschien nog niet zo standaard vastgelegd als financiële transacties, maar zijn op procesniveau al wel beschikbaar.
Trek het verzamelen en vastleggen van de benodigde gegevens breder dan de financiële afdeling. Benader dit juist bedrijfsbreed en multidisciplinair. Er is soms al meer informatie beschikbaar dan u misschien denkt.
Eerst automatiseren, dan rapporteren
Het duurzaamheidsverslag komt jaarlijks terug. Vanaf 2025 is het immers een verplicht onderdeel van het bestuursverslag. Daarnaast wordt het verstrekken van duurzaamheidsinformatie de komende jaren alleen maar belangrijker. Dit betekent dat de onderliggende gegevens, de datapunten, zonder al teveel moeite gereproduceerd moeten kunnen worden en betrouwbaar zijn. Automatiseer dit proces om te voorkomen dat de verschillende gegevens iedere keer via verschillende kanalen worden uitgevraagd en verwerkt.
Er komen momenteel veel verschillende applicaties op de markt die de financiële en niet-financiële informatie die nodig is voor duurzaamheidsverslaggeving, op een gestructureerde manier verzamelen en vastleggen. Daarnaast zijn er al diverse geïntegreerde ERP-systemen met dergelijke functionaliteiten. Wij raden u aan om nu al te starten met het inventariseren van de functionaliteiten die u nodig heeft en welke automatiseringsmogelijkheden hier bij aansluiten. Dan blijft er voldoende tijd over om eventuele benodigde extra applicaties te selecteren, in te richten en te testen in aanloop naar het opmaken van uw duurzaamheidsverslag of het op tijd aanleveren van gegevens aan uw ketenpartners.
Uitdaging voor het mkb
Het duurzaamheidsverslag over boekjaar 2025 voor grote ondernemingen wordt een uitdaging. Dat geldt zeker voor grote ondernemingen in het mkb. Op afzienbare termijn moet u aan de slag met het bepalen van de materiële onderwerpen waarover gerapporteerd gaat worden en welke gegevens u daarvoor nodig hebt. Maak keuzes, begin klein, maak optimaal gebruik van al bestaande gegevens en automatiseer waar mogelijk.
Heeft u behoefte aan een adviseur die u adviseert bij het verzamelen van gegevens, bepalen van datapunten en opstellen van duurzaamheidsrapportages? Neem dan contact op met de adviseurs van Schipper Accountants. Wij denken graag met u mee!
