De vrije ruimte werd tijdens de coronacrisis verruimd. Dit jaar is de vrije ruimte zoals voorheen 1,7%. Over het bedrag boven de € 400.000,00 wordt het opbouwpercentage 1,18%.
Die beperking brengt uitdagingen met zich mee, want nu de vrije ruimte in 2022 weer is beperkt, is het des te belangrijker om kritisch te kijken welke looncomponenten u als werkgever nu eigenlijk vergoedt of verstrekt. Sommige zijn namelijk belast, anderen zijn onder voorwaarden weer – geheel of gedeeltelijk – onbelast. Sommige belaste vergoedingen en verstrekkingen wilt u wellicht aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste van die vrije ruimte brengen. Of belangrijker nog, welke looncomponenten zijn er in de loop van 2022 al ten laste van die vrije ruimte gebracht?
De WKR: hoe zat het ook alweer?
Werkgevers mogen onder de Werkkostenregeling een percentage van het fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor hun werknemers. Dat is de vrije ruimte. Deze vrije ruimte is 1,7% over de eerste € 400.000 van de totale loonsom en 1,18% over het meerdere. Over alles wat je daarboven vergoedt, betaal je als werkgever een eindheffing van 80%.
Niet alle vergoedingen en verstrekkingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Als je als werkgever iets aan je werknemer vergoedt, kan de vergoeding op vijf manieren worden gezien:
1. Intermediaire kosten
2. Een gerichte vrijstelling
3. Nihilwaardering
4. Aangewezen eindheffingsloon in de vrije ruime
5. Brutoloon
WKR wijzigingen in 2022
Onbelaste vergoeding voor thuiswerken
Thuiswerken (of hybride werken) is veel normaler dan voor de coronacrisis. Veel werknemers maken hier gebruiken en maken dan kosten die zij normaal niet zouden maken. Zo blijft de verwarming wat langer aan en de kopjes koffie en thee komen ten laste van het gezinsbudget. Om dit ook fiscaal goed te regelen, kunnen werkgevers vanaf 1 januari een onbelaste thuiswerkvergoeding bieden van maximaal 2 euro per dag.
De thuiswerkvergoeding zou je nog verder kunnen aanvullen met een onbelaste internetvergoeding als internet noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden van werknemers.
Onbelaste reiskostenvergoeding wordt verhoogd
Ondanks het vele thuiswerken, blijft de onbelaste reiskostenvergoeding gewoon bestaan. Het is echter niet toegestaan om op één dag zowel de onbelaste thuiswerkvergoeding als de onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek te geven. De ene vergoeding sluit de andere vergoeding op dezelfde dag uit. Als een werknemer een dagdeel op kantoor werkt en een dagdeel thuis, kan er slechts van één van de twee gerichte vrijstellingen gebruik worden gemaakt. Een oplossing is om samen een standaard aantal vaste kantoor- of thuiswerkdagen te kiezen. Bij incidentele wijzigingen hoeft er niets doorgegeven te worden, maar werkt een medewerker structureel vaker op kantoor of juist thuis? Dan is een wijziging op zijn plaats.
Mochten beide vergoedingen toch worden gegeven, dan is één van die twee een belaste vergoeding. Die beperking geldt ook voor de vrijgestelde vergoeding van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, de auto van de zaak of de fiets van de zaak.
Is er sprake van reiskostenvergoeding naar een ander adres dan kantoor? Dan mag je deze op dezelfde dag wel combineren met de thuiswerkvergoeding.
Nu kunnen werkgevers nog maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden aan de werknemer. In 2023 stijgt dit naar € 0,21. In 2024 gaat de onbelaste reiskostenvergoeding verder omhoog naar € 0,22.
Nieuwe (onbelaste?) onkostenvergoeding
Voor het doorbetalen van andere vaste onkosten is de goedkeuring vanaf 1 januari 2021 vervallen. Deze hebben werkgevers dus waarschijnlijk stopgezet of aangepast. Door onderzoek te doen naar de reële kosten die werknemers moeten betalen, kunnen werkgevers opnieuw een passende vergoeding instellen die hier rekening mee houdt.
Verscherping Arbo-voorziening
Sommige medewerkers moeten thuis behelpen. Zij werken op een oude (bureau)stoel of aan een krakkemikkige keukentafel. En dat terwijl fitte, gezonde medewerkers belangrijk zijn voor uw bedrijf. U kunt overwegen een vergoeding of verstrekking te doen voor bijvoorbeeld een goede bureaustoel.
De WKR kent hiervoor een gerichte vrijstelling. Tot 31 december 2021 volgde uit de regeling dat het moest gaan om Arbo-voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
Per 1 januari 2022 is de regeling aangescherpt. Vanaf nu vallen alleen voorzieningen die direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet onder de gerichte vrijstelling. Voorzieningen die niet direct samenhangen met die verplichtingen en niet redelijkerwijs (in de specifieke situatie) van de werkgever vereist kunnen worden, vallen niet onder de gerichte vrijstelling (de zogenoemde ‘niet-verplichte Arbo voorzieningen’).
Mogelijkheden binnen de vrije ruimte 2022
Gezien de inperking van de vrije ruimte in 2022, zijn veel werkgevers op zoek naar alternatieve beloningsvormen buiten de (vrije ruimte van de) WKR. Gedacht kan worden aan alternatieve beloningsvormen zoals de fiets van de zaak of belonen in de vorm van participatie in de onderneming. Ook het aanbieden van personeelskortingen voor werknemers is een voordeel dat buitenom de WKR kan worden gegeven. Lees daarover meer in ons klantverhaal.
Zorg dat de administratie op orde is
Kortom; in 2022 is er wat betreft de WKR veel terug naar het ‘oude normaal’ gegaan. Wel wordt thuiswerken écht officieel onderdeel van de werkcultuur met specifieke vergoedingen.
Het inzichtelijk maken van alle regels rondom de WKR is belangrijk voor een administratie waar je als werkgever van op aankunt. Heeft u vragen over de WKR? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij denken graag met u mee.
